En este post vamos a hablar sobre algunos tips útiles para que los utilices a la hora de tus entrevistas virtuales. Vamos a responder en detalle a la siguiente pregunta:
¿Cómo causar una buena impresión en las video conferencias?
Ya sea que estés buscando un trabajo a distancia o si eres un(a) Freelancer deseando conseguir clientes online, estos consejos te servirán para poder causar una buena impresión en las personas con las que te reunas vía video conferencia. Comencemos con los tips.
Tip #1: Vístete de forma presentable
Recuerda que a pesar de que esta entrevista sea online, tu posible cliente o empleador podría estar tomando en cuenta la forma en que te presentas. Es decir, tu imagen personal, por lo que debes de lucir profesional. No necesariamente significa que debas de usar saco, camisa formal y corbata si eres hombre, o vestido y saco profesional si eres mujer; pero si debes de vestirte adecuadamente y peinar tu cabello para dar una buena impresión de tí mismo o de tí misma. Aunque no estaría de más que lucieras lo más formal posible ya que esto te hace parecer más profesional.
Si eres mujer evita usar maquillaje muy fuerte, utiliza tonos suaves ya que el maquillaje exagerado te hace parecer como que vas a una fiesta; y te resta la impresión de ser profesional en tu rubro.
Si eres hombre y en la medida de lo posible, corta tu cabello a un largo adecuado y dale mantenimiento a tu barba para que no parezca descontrolada.
En caso de que tengas algún piercing en la cara y/o expansores de orejas, remuévelos antes de la reunión, ya que estos disminuyen tu imagen de profesionalismo.
En un mundo ideal, la gente no tendría que juzgarte por cómo te ves ya que eso no significa que no tengas las habilidades necesarias; pero la realidad es que muchas personas ya sea a nivel consciente o subconsciente siguen juzgando a otros por cómo se ven y dejan que este factor tenga influencia sobre sus decisiones. Por ello, te recomendamos que des una impresión de profesionalismo durante las entrevistas y/o reuniones virtuales con tu cliente o empleador, para tener mejores oportunidades de trabajar con esta persona y/o empresa. Permite que tu imagen juegue a tu favor.
Tip #2: Busca un lugar silencioso para llevar a cabo la reunión virtual
Es importante que busques un lugar donde nadie te pueda molestar durante el tiempo que estarás en la entrevista o en la reunión de negocios para que todo fluya de manera adecuada.
Si la reunión se llevará a cabo por alguna plataforma de videoconferencias como Zoom, lo mejor sería que accesaras de tu computadora a la reunión y no desde tu celular para tener mayor facilidad por si quieres compartir tu pantalla y mostrar algo.
Recuerda poner tu celular en modo vibrador o silencioso para no tener distracciones durante la videoconferencia.
Si vas a tomar la llamada desde casa y tienes mascota, asegúrate de que esta no haga ruido durante la duración de la reunión virtual, ya que puede ser molesto para tu prospecto, cliente o empleador el estar oyendo mucho ruido de fondo.
De preferencia como te decimos, el lugar que elijas para realizar la conferencia virtual, tiene que ser un lugar silencioso. Pero si no tienes acceso a un lugar de esta naturaleza, entonces te recomendamos que uses audífonos para que puedas oír mejor las preguntas que te esté haciendo tu entrevistador, tu prospecto o cliente; y tú puedes acercarte más al micrófono para que te puedan escuchar mejor y no tengan problemas entendiendo tu respuesta en medio del ruido de fondo.
Tip #3: Conéctate a una red WiFi confiable y estable
Las entrevistas virtuales usualmente duran desde 10 minutos hasta 45 minutos o inclusive una hora, por lo que tienes que disponer de una conexión de WiFi (internet inalámbrico) estable y confiable.
De lo contrario, no lograrás comunicarte de forma efectiva y puede que tu posible empleador o cliente, no tenga la paciencia o tiempo como para agendar de nuevo otra entrevista o reunión contigo. Es por ello que debes de estar prevenido(a) y asegurarte previo a la reunión virtual que tu internet esté funcionando de forma adecuada.
Si tienes los medios, podrías tener un internet de respaldo como el de tu celular u otro dispositivo de internet externo portable, por si tu WiFi principal presenta fallas vas a tener uno de repuesto con el cual poder continuar la reunión virtual.
Tip #4: Relájate y mantén la calma
Es normal que sientas cierto nerviosismo el día de la entrevista o de la reunión de negocios, especialmente si son de tus primeras veces. Trata que no se te note y da la impresión de estar lo más tranquilo(a) posible. Para bajar los nervios, puedes tomar un té si esto te relaja o hacer ejercicios de respiración o meditación para calmarte.
Adicionalmente, a la hora de la reunión puedes imaginar que estás platicando con un amigo o una amiga, y que le estás contando sobre tu profesión o negocio y sobre tus logros. Esta técnica te podría ser útil como para restarle tensión al momento y poder tranquilizarte y expresarte con naturalidad.
Recuerda que si tu eres el experto o experta en un rubro determinado, la persona que está del otro lado es quien necesita ayuda y estará muy interesada en escuchar lo que tienes que decir. Si tu sabes cómo ayudarle necesitarás comunicárselo de forma adecuada, y estar en calma te ayuda a elegir las palabras adecuadas y la forma correcta de expresarlas; tanto al momento de explicar cómo puedes ayudarle como en el momento en que te hagan preguntas y tengas que responder rápidamente.
Podrías preparar y ensayar con anticipación el discurso que le vas a decir a tu prospecto, cliente o empleador durante la reunión, y/o de las respuestas a las posibles preguntas que te puedan hacer durante la videoconferencia. Recuerda sonar natural, no suenes como un robot que se ha memorizado todo y no tiene soltura a la hora de conversar.
Es importante que siempre hables de manera respetuosa y profesional. No uses palabras groseras o de mala educación a la hora de hablar, y acata las normas mínimas de cortesía como saludar, despedirte, agradecer por el tiempo de la otra persona, etcétera.
Tip #5: Ten tus notas a la mano
Si crees que no te vas a recordar de todo lo que le quieres decir a tu prospecto, cliente o empleador, lo mejor sería que tengas material de apoyo que te ayude a recordarte de los puntos importantes a tratar durante la reunión virtual.
Esto puede ser un bloc de notas que tengas fuera de la vista de la persona con la cual vas a hablar virtualmente, un archivo en tu computadora que puedas revisar durante la llamada, una notita pegada en tu computadora, o cualquier mecanismo que te ayude a recordar pero que tu entrevistador no lo vea.
Este método es útil para que no se te olvide mencionar por ejemplo las habilidades que tienes y que deseas destacar y/o resaltar durante la conversación, las certificaciones que tienes, tus mejores logros profesionales, etcétera.
Es importante que sean notas breves que únicamente te ayuden a refrescar la memoria, no son para que las leas durante la videoconferencia. Te recomendamos que mires a la cámara tanto como te sea posible, para que la otra persona sienta que lo/la estás mirando de frente, tal y como sucedería en una reunión presencial. Mantener tu mirada enfocada en otro lado que no sea de frente, te hará ser percibido(a) como una persona sin confianza en sí mismo(a), que esconde algo o que no es profesional. Por eso, cuida tu lenguaje corporal.
Tip #6: Menciona tu portafolio durante la conversación
Si al momento de aplicar o de realizar el primer contacto con tu prospecto o cliente, no te dieron la oportunidad de dar a conocer tus trabajos o negocios anteriores; elige un momento idóneo durante la conversación para mencionar y/o mostrar tu portafolio. Esto te servirá para inspirar confianza en tu prospecto, cliente y/o empleador y para que seas percibido(a) como alguien que tiene las habilidades necesarias para ayudarle (si en dado caso tu portafolio es relevante al rubro de la persona con la que estás hablando).
Si hay tiempo suficiente, puedes compartir tu pantalla (si el software o plataforma donde están llevando a cabo la reunión permite hacer esta acción), y mostrarle tus trabajos o negocios más relevantes. Inclusive puedes darle una breve explicación sobre cada uno y sobre los resultados excepcionales que lograste realizar. Si no disponen de tiempo, le puedes ofrecer mandarle por email el enlace donde puede leer más al respecto.
Si tú no tienes un portafolio de trabajos o negocios anteriores, no hay problema simplemente sé honesto(a) en la reunión y díles que no tienes experiencia pero que estas dispuesto(a) a aprender y a dar lo mejor de tí para poder ayudarles. Muchas empresas están dispuestas a entrenar a la persona indicada, siempre y cuando le vean la disposición de aprender y su buena actitud.
Tip #7: Menciona otros aspectos relevante sobre tí
Si se te olvidó incluir alguna habilidad o experiencia laboral en tu currículum vitae (hoja de vida) y/o en tu portafolio, puedes mencionarlo en la reunión virtual como un comentario adicional cuando sea pertinente o al final.
Pueda ser que te pidan que menciones algo que no está incluido en tu currículum o portafolio (muchas veces te preguntan esto para medir tu rapidez mental), por lo que tienes que pensar antes de tiempo qué es lo que puedes decir si en dado caso te llegaran a preguntar algo parecido.
Tip #8: Muéstrate siempre cortés para poder cerrar tratos
Como te mencionamos brevemente en un punto anterior, las mismas normas de cortesía aplican en las reuniones virtuales como en las presenciales. Es decir que tienes que saludar, despedirte, dar las gracias, etcétera; y lo tienes que hacer de preferencia con entusiasmo y con una sonrisa cuando puedas.
Aunque te hagan una pregunta o te den una respuesta que sientas sea que no sea amable o relevante, no pierdas la compostura. Siempre responde de forma cortés y amable. Desvía la pregunta si no deseas contestarla, o responde con franqueza el porque no les va a dar una respuesta concreta sobre lo que quieren saber.
Por ejemplo: si te preguntan, cuánto ganabas en tu trabajo anterior o cuánto le cobraste a este cliente, y tu no deseas responder a esta pregunta porque te incomoda; puedes responder en forma amable tu razón por la que no quieres dejarle saber esta información. Ésta puede ser porque tus negociaciones con cada cliente son confidenciales, porque anteriormente no tenías tanta experiencia y cobrabas menos pero hoy que ya tienes más experiencia o más certificaciones ya cobras un precio mayor que depende del servicio que necesiten, etcétera.
El mantener una actitud positiva, de mentalidad abierta y educada te ayudará mucho a la hora de caerle bien a tus prospectos, clientes o empleador; y para poder cerrar tratos con mayor facilidad.
Tip #9: Pregunta cuando tengas dudas
Por más obvio que resulte esto, te recalcamos la importancia de esclarecer cualquier duda que tengas lo antes posible para evitar malos entendidos y posibles conflictos en el futuro.
Lo mejor es realizar tus preguntas durante la entrevista o reunión de negocios para poder obtener respuesta inmediata. De lo contrario vas a tener que escribir un email y esperar la respuesta, que puede tardar un par de horas o días en llegar.
Siempre te recomendamos que preguntes el tipo de contrato que van a firmar ambas partes en la primera reunión virtual, para que puedas evaluar si este prospecto o empleador te conviene para llegar a formalizar un acuerdo y así poder continuar con las pláticas y/o negociaciones; o si no te conviene continuar con el proceso de la negociación. Si no preguntas, puede que desperdicies tu tiempo al reunirte un par de veces más para ultimar detalles, y justo al final te des cuenta que no van a firmar ningún contrato o que las cláusulas de este son injustas para ti y termines por declinar la propuesta.
No tengas miedo de preguntar, tanto tú como la otra persona tienen derecho a hacer preguntas y a evaluar si es un trato que les conviene a ambos. No dejes que te impongan todas las condiciones de trabajo, tú tienes derecho a decir que no si no te parece algo y de negociar los términos del acuerdo.
Tip #10: Prueba el software anticipadamente
Hoy en día la mayoría de reuniones virtuales suelen ser por Zoom, Google Meet, Teams o Skype, ya que estas plataformas te permiten tener videollamadas donde varias personas se pueden conectar para conversar cara a cara.
Si no sabes usar el programa o la plataforma donde tendrás la reunión virtual con tu prospecto, cliente o empleador, busca cómo funciona y cómo ingresar a la reunión al menos 1 día antes de la fecha y hora en que han acordado reunirse. De esta forma, vas a tener suficiente tiempo para aprender los detalles del funcionamiento de la plataforma.
No querrás que la otra persona te esté esperando en la sala de conferencias virtual durante varios minutos mientras tú estás buscando cómo ingresar. Esto es riesgoso ya que podrías perder la oportunidad de negocio o de empleo, dado que muchas personas no son pacientes ni tolerantes cuando las demoras son prolongadas, ya que eso denota falta de consideración y de respeto hacia el tiempo de los demás. A nadie le gusta perder su tiempo con alguien que demuestre falta de profesionalismo y cortesía básica
Por eso, el día de la entrevista te recomendamos que ingreses unos minutos antes a la sala de conferencias virtual donde se llevará a cabo la reunión para que la otra persona se de cuenta de tu buena puntualidad.
Tip #11: Averigua sobre la persona u empresa con la que te vas a reunir
Si estás aplicando a un empleo, lo mínimo que los entrevistadores (usualmente las personas de recursos humanos) esperan de tí es que te hayas tomado la molestia de leer un poco sobre la empresa. Es decir: a qué se dedica, cuál es su modelo de negocio, cuántos años tiene de operar, cuantas líneas de productos o servicios vende, etcétera. No tienes que saber todo, pero si al menos tener una idea de que es lo que hacen y su trayectoria empresarial.
Muchas veces te preguntan: ¿sabes a qué se dedica nuestra empresa?, y si no sabes responder adecuadamente podrían interpretarlo como una falta de interés de tu parte por no haberte tomado el tiempo de averiguar con quienes vas a hablar y cómo les puedes ayudar. Por eso con una simple búsqueda en internet puedes resolver esto fácilmente. Revisa con antelación, el sitio web y las redes sociales de la empresa para que te vayas formando una idea sobre ella.
Si eres freelancer y estás tratando de conseguir un nuevo cliente, el averiguar sobre la persona u empresa te ayuda a optimizar el tiempo durante la reunión; ya que tu habrás hecho tu tarea de investigar sobre tu prospecto y pueden dedicarse solo a discutir sobre el servicio que les vas a brindar. Recuerda que el tiempo es un recurso muy valioso y debes usarlo con eficiencia.
Tip #12: Sé proactivo(a)
Ser proactivo y dar tus sugerencias es una forma de causar una buena impresión en una reunión virtual.
Ten presente que los empresarios buscan personas que les ayuden a resolver los problemas que tienen en sus empresas, por lo que si muestras que tienes iniciativa y espíritu colaborador, puede que lo tengan muy en cuenta a la hora de decirse por contratarte.
Haz tus sugerencias siempre y cuando sea oportuno (que te den la apertura y el tiempo para hablar de ellas). Estas pueden ser: las mejoras que podrían implementar, tips de la industria, como les podrías ayudar tú a mejorar cierto proceso o resultado, etcétera.
Ante todo debes de aplicar tu sentido común, ser prudente con lo que dices y expresarte con tacto.
Palabras Finales
Esperamos que estos doce consejos generales te hayan sido de gran ayuda para que puedas dar una imagen de profesionalismo en tu próxima reunión virtual.
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